工事の見積書に添える説明文・提案文を生成AIで作る｜金額は入れずに使う方法
見積書を送るとき、金額の計算と同じくらい気を使うのが、添える文章です。送付のメール、そして「なぜこの工事が必要なのか」「お店や暮らしにどんな影響があるのか」という説明です。専門知識のないお客様にとっては、この説明が分かりやすいかどうかで、安心して任せられるかが大きく変わります。
ただ、こうした文章は似た内容になることが多いのに、「前に書いたものを探すのが面倒で、結局一から書いてしまう」。伊豆の建設会社で、こんな声を聞きました。
この記事では、見積書に添える文章を生成AIで作る方法を、実際に試した結果とあわせて紹介します。題材は、建設業の日報・作業報告書を生成AIで下書きする方法と同じ「営業中の小さな店舗の、入口脇の外壁の部分補修」です。あちらが工事の後の報告、こちらは工事の前の見積と説明です。
金額は、AIに入れません
最初に、大事な前提があります。この記事では、見積金額や単価を生成AIに入れません。
社員にChatGPTを使わせても大丈夫？中小企業が最初に決めたい3つのルールでも書いたとおり、金額や単価は「入れてはいけない情報」の代表です。それに、金額の計算は今使っているExcelや見積ソフトの方が確実です。数字は今のやり方で、文章は生成AIで。この分け方が、安全で一番楽な使い方です。
生成AIに任せること・人が確かめること・今のまま残すこと
| 分け方 | 見積・提案での例 |
|---|---|
| AIに任せる | 見積書の送付メール・送付状の文面／工事内容を専門用語なしで説明する文章／言い回しをていねいに整えること |
| 人が確かめる | 工事の内容・手順が実際と合っているか／専門的に正しいか／約束できないことを書いていないか |
| 今のまま残す | 金額・単価・数量の計算（Excelや見積ソフト）／現場を見ての判断 |
AIが書くのは、あくまで「説明の文章」です。工事の中身が正しいかどうかを判断するのは、現場を見た会社の人です。
やってみよう1：見積書の送付メールを作る
まずは、毎回必ず発生する「見積書を送るメール」からです。次のように頼みました。
次の工事の見積書をお客様に送るときの、送付メールの文面を作ってください。
・工事：営業中の小さな店舗の、入口脇の外壁の部分補修（浮き・ひび割れ）
・送り先：店舗のオーナー様（専門知識はない方）
・金額は書かず、「見積書を添付します」とだけ書いてください
・ていねいで、短く分かりやすく
文面ができるまでの時間は、ほんの一瞬。1秒かかったかどうかです。件名も含めて、次のようなメールができあがりました（一部を抜粋）。
件名：【お見積書のご案内】入口脇の外壁補修工事について（〇〇建設）
先日は現地のご確認にお時間をいただき、誠にありがとうございました。先日拝見いたしました、入口脇の外壁の浮き・ひび割れに関する補修工事のお見積書を作成いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。
営業中のお客様の出入りや安全に十分配慮した作業方法にてご提案しております。
添付のお見積書をご確認いただき、ご不明な点や工事日程のご希望などがございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
金額には触れず、それでいてお客様が気にする「営業中の出入りや安全」にも一言触れています。宛名や署名は「〇〇」のまま残っているので、そこを書き換えれば使えます。このまま使える出来で、直したい所は特にありませんでした。
やってみよう2：お客様向けの「工事内容のご説明」を作る
次は、見積書に添える「工事内容のご説明」です。相見積もりのとき、金額だけでなく、説明の分かりやすさもお客様が比べる部分です。
同じ工事について、店舗のオーナー様向けに「工事内容のご説明」を作ってください。
・なぜこの補修が必要か、どんな手順で進めるか、お店の営業にどんな影響があるかを、専門用語を使わずに説明してください
・決まっていないことや、工事を始めてから分かることは、約束する書き方にしないでください
・金額、工期の日数は書かないでください
こちらも、できるまで1秒ほど。「なぜ、いま補修が必要なのか」「作業の流れ（予定）」「お店の営業・お客様への影響について」の3つの項目に分かれた説明文ができました。たとえば、補修が必要な理由はこう書かれています。
壁の一部が浮いている状態をそのままにしておくと、振動や風雨などの影響で、突然破片が落ちてしまう恐れがあります。ご来店されるお客様や通行される方の安全を守るため、早めの対処をおすすめしております。
専門用語は「養生（保護）」のように言い換えが添えられ、仕上がりの色についても「既存部分とまったく同じ色合い・質感にはならない場合がございます」と、事前に伝えておくべきことが入っていました。
注目してほしいのは、工事を始めてから分かることの書き方です。
外壁の表面を剥がした際、「壁の内側（下地）が予想以上に傷んでいた」というケースがございます。もしそのような状況が見つかった場合は、勝手に工事を進めず、その場で状況をご説明・ご相談したうえで、追加の補修が必要かどうかを一緒に判断させていただきます。
「決まっていないことは約束しない」と頼んだとおり、追加工事の可能性を前もって伝え、そのときは相談して決める、という書き方になっています。後から「聞いていない」となりやすいところを、先に文章にしておけるのは、お客様との信頼関係を守るうえでも大事なことです。
試してみて分かったこと
- 速さ：どちらもできるまで1秒ほど。宛名を書き換えて中身を確かめても、数分で終わります。
- そのまま使える出来：メールも説明文も、直したい所は特にありませんでした。
- ただし、専門的に正しいかは別の話：私は建設の専門家ではないので、補修の手順や理由が専門的に妥当かどうかは判断できません。実際に使うときは、その工事をよく知る会社の人が必ず確かめることが前提です。
使うときの注意
- 金額・単価・お客様の名前は入れない：宛名は「〇〇様」のまま作らせて、最後に自分で書き入れます。
- 実際にやることと合っているかを確かめる：たとえば送付メールの「営業中のお客様の出入りや安全に十分配慮した作業方法にてご提案しております」は、見積の中身が実際にそうなっているときだけ使える一文です。AIは、それらしい一文を自然に足してきます。
- お客様を急かしすぎない：「突然破片が落ちてしまう恐れ」のような説明は、現場の状態に合った強さかどうかを確かめます。必要以上に不安をあおる書き方は、かえって信頼を失います。
- 会社の決まりを優先する：保証の内容や契約の条件など、会社で決まっている文言がある場合は、AIに書き換えさせずそのまま使います。
小さく始めるなら
まずは次の見積で、上の2つの頼み方をそのまま試してみてください。会社の人が確かめて直した文章は、捨てずに残しておきましょう。一度作った文章があれば、次の似た工事では一から書かずに済みます。
ただ、「過去の資料がどこにあるか分からない」「会社の書類の形が担当者ごとにばらばら」という会社では、文章づくりより先に、そこを整えるところから始める必要があります（「日報をAIで作りたい」から始めないでも書きました）。この部分は会社ごとに事情が違うので、実際の書類を見ながら考えるのが一番の近道です。
伊豆・静岡県東部の建設会社の方へ
サザンパートナーズは、伊豆の国市を拠点に、伊豆・静岡県東部の企業やお店の業務改善と生成AI活用をお手伝いしています。見積や報告書など、実際の書類を見ながら、どこをAIに任せて、どこを今のまま残すかを一緒に整理します。（AI活用支援について）
「うちの見積書の形に合わせられる？」「過去の資料を活かすには？」という段階でも大丈夫です。お気軽にご相談ください。
