社員にChatGPTを使わせても大丈夫？中小企業が最初に決めたい3つのルール

「生成AIが便利なのは分かった。でも、社員に使わせて大丈夫だろうか」。伊豆で生成AIのご相談を受けていると、こうした不安の中でも特に多いのが、次の2つの声です。

• 「ルールとして、何を決めればいいのか分からない」
• 「自分が使っているChatGPTの設定がどうなっているのか分からない」

大企業のように、分厚いガイドラインを作る必要はありません。小さな会社なら、最初に決めるのは3つで十分です。この記事では、その3つのルールと、国や公的機関が示している考え方との対応、そして生成AIに自分の会社用のルール案を作ってもらう方法を紹介します。

不安の正体は、2つだけ

生成AIを社員に使わせるときの不安をよく聞いてみると、ほとんどは次の2つにまとまります。

• 情報が外に出てしまう不安：お客様の名前や見積金額を入れて、どこかに漏れてしまうのではないか
• 間違ったまま使われてしまう不安：AIが出したもっともらしい間違いが、そのままお客様に届いてしまうのではないか

どちらも、もっともな不安です。そしてどちらも、使い方を少し決めておくだけで、かなり防げます。

決めるのは3つだけ

ルール1：入れてはいけない情報を決める

生成AIに入力しない情報を、具体的に書き出しておきます。

• お客様・取引先・社員の名前、住所、電話番号
• 見積金額、単価、契約の中身
• 社外に出していない資料や図面

ただし、「全部禁止」だと使える場面がなくなってしまいます。そこで、置き換えれば使えることもあわせて伝えます。「〇〇様」を「A様」に、「〇〇建設の田中部長」を「取引先の担当者」にするだけで、文章づくりには十分使えます。

ルール2：出てきた内容は、人が確かめてから使う

生成AIは、もっともらしい間違いを出すことがあります。特に次のものは、必ず人が確かめてから使うようにします。

• お客様や取引先に送るもの（メール、書類、案内文）
• 数字・日付・法律や規格に関わることが入っているもの
• ホームページやSNSに載せる文章や画像

あわせて、「誰が確かめるか」も決めておくと、確認が抜けにくくなります。

ルール3：使うツールと設定を会社で決める

社員がそれぞれ好きなサービスを使うと、どこに何を入れたか分からなくなります。使ってよいツールを会社で決め、入力した内容がAIの学習に使われない設定にしておきます。

「自分のChatGPTの設定がどうなっているか分からない」という方は、まずここを確かめてください。ChatGPTの場合は次のとおりです（2026年10月18日時点）。

• 個人向けのプラン：「設定」→「データコントロール」を開き、「モデル改善に協力する」をオフにします。この項目には「チャットをモデルの学習に使用するかどうかを設定」と書かれていて、オフにすると新しい会話は学習に使われなくなります。（公式ヘルプ）
• 法人向けのプラン（ChatGPT Businessなど）：初めから学習に使われない設定になっています。（公式ヘルプ）

社員が個人向けプランを使う場合は、使い始める前に全員でこの画面を開き、オフになっていることを一緒に確かめると確実です。

Geminiなどほかの生成AIにも、同じような設定があることが多いです。設定の名前や場所はサービスごとに違い、変わることもあるので、使う前に各社の公式の案内で確かめてください。

国や公的機関も、同じことを求めています

この3つは、独自に考えたものではありません。国や公的機関が示している考え方に沿っています。

ルール	公的な資料	示されていること
1 入れてはいけない情報	個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月）	個人情報を含む内容を入力するときは、利用目的の範囲内かを十分に確認するよう求めています
2 人が確かめてから使う	文化庁「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」（2024年7月）	AIが作った文章や画像を使うときの、著作権のリスクを下げる取り組みを整理しています
3 ツールと設定を決める	個人情報保護委員会（同上）	本人の同意なく個人データを入力する場合は、サービス事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確認するよう求めています
全体	総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン」	AIを「使う側」の事業者も対象に、人間が判断に関わることや、プライバシーへの配慮などを求めています

ここで紹介したのは、考え方の要点です。個人情報の扱いなど、法律上の細かい判断が必要な場合は、弁護士などの専門家にご相談ください。

やってみよう：生成AIに「うちの会社のルール案」を作ってもらう

ルールをゼロから書くのは大変です。そこで、たたき台づくりそのものを生成AIに手伝ってもらいます。次の頼み方で、従業員10人の建設会社を想定して試しました（今回はGeminiを使いました）。

従業員10人の建設会社で、社員に生成AI（ChatGPT）を仕事で使ってもらうための、
社内ルールの案を作ってください。
・A4用紙1枚に収まる長さで、むずかしい言葉は使わないでください
・必ず入れてほしいこと：入れてはいけない情報、使う前の確認、使ってよいツールと設定
・入れてはいけない情報には、置き換えれば使える例も書いてください
・社長が最後に決めるための「たたき台」として作ってください

「従業員10人の建設会社」のところを、自分の会社の業種と人数に書き換えれば、そのまま使えます。

出てきたルール案は、「使ってよいツールと設定」「入れてはいけない情報」「使う前・使った後の確認」「迷ったらどうする？」の4つの項目で、A4用紙1枚に収まる分量でした。たとえば、入れてはいけない情報の置き換え例は、建設会社らしい具体的なものになっています。

×「〇〇町の佐藤様邸の屋根葺き替え工事の見積添え状を書いて」

〇「A様邸の屋根葺き替え工事の見積添え状を書いて」

確認についても、「入力前に会社名・人名・現場の住所・お金の話が残っていないか見直す」「AIはもっともらしいウソ（間違った建築基準・工法・計算など）を答えることがある」と、現場の人に伝わる言葉で書かれていました。最後には「迷ったら社長またはAI担当者に相談する」という項目もあり、頼んだとおり「たたき台」として締めくくられています。

ルール案ができるまでにかかった時間は、10数秒でした。この速さで、必要な項目がひととおりそろったたたき台が手に入ります。

そのままでは使わなかった理由

ただし、読んでみて、このまま社内に配るのは難しいと感じました。理由は2つあります。

1. ルールとしてはノリが軽すぎる：「仮の名前に置き換えればOK！」のような言い回しが多く、「必ず守ってもらう」という会社の意思が伝わりにくい文章でした。親しみやすさは大事ですが、禁止事項は禁止だとはっきり書く必要があります。
2. 意味の通らない文がある：「AIに入力した内容は、社外に漏れてはいけない情報として扱います。」という一文は、何をどうすればいいのか分かりません。それらしく見えて、中身のない文が混じるのも、生成AIの文章によくあることです。

ルールは、社員に守ってもらうためのものです。たたき台を作るのはAIに任せても、「これは必ず守ってほしい」という言い方に整えるのは、社長の仕事です。たとえば頼み方に、次のような一行を足して作り直してもらうこともできます。

・社内規則として、守らなければならないことがはっきり伝わる言い方にしてください

設定の書き方にも注意が必要です。今回の案には「学習させない設定をオンにする」とありましたが、ChatGPTでは実際の操作は「モデル改善に協力する」をオフにすることです。設定の名前や手順は、各社の公式の案内で確かめてから書き込んでください。ルール2の「人が確かめてから使う」は、ルールづくりそのものにも当てはまります。

使うときの注意

• 最後に決めるのは社長です：AIのルール案はあくまでたたき台です。自分の会社の仕事に合うかを確かめてから決めてください。
• 取引先との約束が優先です：元請けや取引先との契約で、情報の扱いが決まっている場合は、そちらに従います。
• 一度決めて終わりではありません：生成AIのサービスや設定は変わります。半年に一度くらい見直すと安心です。

小さく始めるなら

1. 3つのルールを、紙1枚に書き出す（上の頼み方でたたき台を作ると早いです）
2. 朝礼や打ち合わせで、社員に伝える
3. 実際に使ってみて、「これは入れていい？」という質問が出たら、その都度書き足す

これだけでも、「何も決めずに各自が使っている」状態よりずっと安心です。ルールができたら、建設業の日報・作業報告書を生成AIで下書きする方法のように、一つの仕事から試してみてください。

もう少ししっかりした社内規程を作りたい場合は、日本ディープラーニング協会（業界団体）が公開している「生成AIの利用ガイドライン」のひな形も参考になります。

伊豆・静岡県東部で、社内ルールづくりをお手伝いします

サザンパートナーズは、伊豆の国市を拠点に、伊豆・静岡県東部の企業やお店の業務改善と生成AI活用をお手伝いしています。会社の仕事に合わせたAI利用ルールづくりや、社員の皆さん向けの研修も承っています。（AI活用支援について）

「うちの場合、どこまで決めればいい？」「まず何に使えばいい？」という段階でも大丈夫です。お気軽にご相談ください。

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